軟件開發公司建議用戶應該用標推化的格式表達所有軟件維護要求。軟件維護人員通常給用戶提供空白的維護申請表。這個表格由要求維護活動的用戶填寫。如果遇到了錯誤、必須完整描述出現錯誤的環境(包括輸入數據、全部輸出數據以及其他有關信息)。對于適應性或完善性的維護要求，應該提出一個簡短的需求說明書，由維護管理員和系統管理員評價用戶提交的維護申請表。
軟件開發公司認為維護申請表是用戶提出的外部文檔，它是計劃維護活動的基礎應地做出一個軟件修改報告，應給出下述信息：
(1)維護申請表中提出的要求所需要的工作量；
(2)維護要求的性質；
(4)預期修改以后的系統狀況。
在擬定進一步的維護計劃之前，把軟件修改報告提交給變化授權機構審查批準。
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